Transparenzerklärung für unsere Teilnehmer (m/w/d), einschließlich der Hinweise auf die Einwilligungserklärungen

Guten Tag und danke für Ihr Interesse an unserem digitalen Event. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d. Neben diesen und anderen Dingen nehmen wir auch Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst.  Daher möchten wir Sie über folgendes informieren:

Wer sind wir? Mit wem sind wir gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Wir sind der BVMW – Bundesverband mittelständische Wirtschaft, Unternehmerverband Deutschlands e.V. Potsdamer Straße 7, 10785 Berlin, vertreten durch den Präsidenten Mario Ohoven,Telefon: +49 30 533206-0, Telefax: +49 30 533206-50, E-Mail: info@bvmw.de. Unser externer Datenschutzbeauftragter ist Dr. Stephan Gärtner, StanhopeONE, dsb@stanhope.de. Zur Durchführung der Veranstaltung teilen wir Ihre Daten mit unserem Kooperationspartner Deutsche Telekom (Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn).

Was geschieht bei der Nutzung unserer Internetseite?

Die hiesige Erklärung betrifft nur den Fall, dass Sie sich zu unserer Veranstaltung anmelden. Daher verweisen wir hinsichtlich der Nutzung unserer Internetseite auf unsere gesonderte Datenschutzerklärung. Dort finden Sie alle Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Besuch unserer Internetseite.

Was geschieht, wenn ich mich zur Veranstaltung anmelde und danach?

(1) Soweit Sie sich für unsere Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir sämtliche Daten, die Sie uns gegenüber, insbesondere im Anmeldeformular mitteilen sowie alle Daten, die zwingend für die Begründung, Durchführung und Beendigung des damit verbundenen Vertrags, erforderlich sind.  Ferner werden wir sämtliche Kontaktkanäle, die Sie uns gegenüber mitgeteilt haben, dafür verwenden, Sie auf die Veranstaltung vorzubereiten, die Veranstaltung durchzuführen und Sie mit Ihnen nachzubereiten. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. Sie gestattet uns die Speicherung Ihrer Daten bis die Veranstaltung beendet ist. Eine darüberhinausgehende Speicherung kann sich jedoch aus Absatz 2 dieses Abschnitts oder aus der Erklärung insgesamt ergeben (z.B. „Was geschieht, wenn ich in die Aufnahme in die interne Liste einwillige?“, „Was geschieht, wenn ich in die Aufnahme und Weiterverarbeitung von Foto-, Film- und Tonaufnahmen einwillige?“ und „Wie nutzen wir Ihre Daten zur werblichen Ansprache?“).

(2) Wir verarbeiten Ihre Daten über das Ende der Veranstaltung hinaus soweit wir dazu gesetzliche verpflichtet sind. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o.g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So sind wir ggf. verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei dieser Aufbewahrungszeitraum i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),
  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei dieser Aufbewahrungszeitraum i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

(3) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Wie setzen wir TRENDONE ein?

(1) Zur Begründung, Durchführung und Nachbereitung des digitalen Events setzen wir den Dienstleister TRENDONE GmbH, Gasstraße 2, 22761 Hamburg ein.

Die Datenschutzerklärung des Anbieters finden Sie hier: https://www.trendone.com/datenschutz.

(2) Angaben zur Rechtsgrundlage, zum Zweck sowie zur Speicherungsdauer finden Sie unter „Was geschieht, wenn ich mich zur Veranstaltung anmelde und danach?“.

(3) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Was geschieht, wenn ich in die Übermittlung der Daten an die Telekom einwillige?

(1) Sofern Sie auf der Bestellseite die Checkbox mit dem Text „Ich willige ein, dass meine Daten an die Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, D-53227 Bonn übermittelt werden und durch sie dazu verwendet werden dürfen, Sie werblich per E-Mail anzusprechen. Näheres erfahren Sie in der Transparenzerklärung.“ anklicken, werden wir Ihre Kontaktdaten an die Deutsche Telekom GmbH übermitteln, die Sie hierauf beruhend werblich ansprechen wird.

(2) Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen; dies etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer sind wir?“). Wir verarbeiten die Daten, wie in der Einwilligung beschrieben, bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

(3) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, die zur Einholung der Einwilligung geschieht, ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Die rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, folgt aus Artikel 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO. Denn nach diesen Vorschriften sind wir rechtlich verpflichtet, die Einholung einer Einwilligung zu dokumentieren. Das geht nur, wenn wir Ihre Daten dafür zu Nachweiszwecken erheben. Wir speichern die Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Sofern Sie die Einwilligung bestätigen, endet die Aufbewahrungsfrist erst nach Widerruf Ihrer Einwilligung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, folgt.

(4) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Inwieweit berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung?

(1) Ferner besteht die Möglichkeit, dass wir Sie in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen über unsere Produkte und Leistungen informieren. Hierfür nutzen wir Ihre Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Nach dieser Vorschrift ist die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten zulässig, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Unser berechtigtes Interesse leiten wir aus Erwägungsgrund 47 zur DSGVO her, wo es u.a. heißt: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.“ Mit Blick darauf, dass wir Sie im beruflichen Umfeld angesprochen haben und zwischen uns Vertrags (oder Anbahnungsverhältnis) über Ihre Veranstaltungsteilnahme besteht, ist die werbliche Ansprache in unserem berechtigten Interesse. Eine gesetzliche Verpflichtung zu dieser Verarbeitung besteht nicht. Sie haben die Möglichkeit, der werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit zu widersprechen, dies durch formlose Mitteilung, an info@dcamp.one. Mit Ihrem Widerspruch endet die Verarbeitung zu diesen Zwecken. Sofern es dann keinen weiteren Aufbewahrungsgrund gibt, löschen wir die Daten dann auch. Insbesondere können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

(2) Ferner speichern wir zu Ihren Kontaktdaten die Information, dass Sie an unserer Veranstaltung teilgenommen haben, hierzu angemeldet und/oder hieran Interesse bekundet haben. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Die rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, folgt aus Artikel 5 Absatz 2 DSGVO. Denn nach dieser Vorschrift sind wir gesetzlich verpflichtet, nachweisen zu können, dass wir die unter Absatz 1 beschriebene Datenverarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen können (vgl. Artikel 5 Absatz 1 lit. a DSGVO i.V.m. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Das geht nur, wenn wir die Daten, aus denen unser berechtigtes Interesse folgt (Status Interesse, Anmeldung, Teilnahme am Event), zu Nachweiszwecken erheben und speichern. Wir speichern diese Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerspruch gegen diese Verarbeitung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihren Widerspruch erklärt haben, folgt.

(3) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben einige Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über uns bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weisen wir darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden.